Le guide des appels de fonds

Après avoir fait voter le budget en assemblée générale, le syndic est tenu de répartir les charges en tenant compte des tantièmes attribués à chaque copropriétaire. Une fois le montant des charges calculé pour chaque propriétaire, il convient d’appeler les fonds à l’avance : on les appelle “provisions”.
Il faut distinguer deux types de charges : les charges courantes, comprises dans le budget prévisionnel (charges courantes d’administration et d’entretien de l’immeuble) et les charges non comprises dans le budget prévisionnel (les charges exceptionnelles, pour de gros travaux, ou les charges urgentes lors de la survenue d’un sinistre, par exemple).

Les charges courantes sont celles qui font partie du budget prévisionnel, voté lors de l’assemblée générale à la majorité. Ces charges doivent être payées par tous les copropriétaires, sans exception, en fonction de leur quote-part de la copropriété.
Généralement, elles sont payées en quatre fois par les copropriétaires au cours de l’année. Le syndic procède alors à un appel de fonds chaque trimestre.
Dans certaines copropriétés, le paiement des charges peut être mensualisé. Il convient alors de procéder à un appel de fonds chaque mois.
Modalités : le syndic doit envoyer un courrier par lettre simple à tous les copropriétaires avant la date d'exigibilité. La lettre doit comprendre la somme à payer, l’objet de la demande et la date limite de paiement (généralement, celle-ci est fixée au premier jour du trimestre). Si les copropriétaires ont donné leur accord, cet avis peut être dématérialisé et envoyé sous forme de courrier électronique.

Les charges qui ne font pas partie des charges courantes doivent faire l’objet d’appels de fonds séparés. Pour les charges exceptionnelles, la demande se fait selon les mêmes modalités que pour les charges courantes, à ceci près que le calendrier suivi est celui qui a été voté lors de l’assemblée générale. Une simple lettre mentionnant l’objet, la somme et la date d’exigibilité doit être envoyée aux copropriétaires.

Lorsqu’un sinistre survient dans l’immeuble, c’est au syndic de gérer la situation. Le caractère urgent de celle-ci est laissé à l’appréciation du syndic, mais généralement, il s’agit d’une situation qui met potentiellement le bien-être ou la sécurité des occupants en péril. Il peut par exemple s’agir d’une panne de chaudière en plein hiver, d’une toiture qui n’est plus étanche, d’un mur qui menace de s’écrouler…
Dans ces cas-là, le syndic doit, selon la loi, avertir les copropriétaires le plus vite possible par tous les moyens possibles (courrier, email, téléphone, …). Il doit ensuite convoquer une assemblée générale extraordinaire pour voter les modalités de paiement des travaux à engager. Si le conseil syndical en est d’accord, alors le syndic peut réaliser un appel de fonds avant même la tenue de l’assemblée générale extraordinaire. Le montant de la provision réclamée ne peut pas excéder un tiers du montant estimé des travaux.

Depuis 2014, la loi ALUR exige la constitution d’un fonds de travaux pour la plupart des copropriétés pour anticiper le financement des travaux, qu’ils soient urgents ou non. Ce fonds est financé par les copropriétaires sous forme de cotisation annuelle et doit représenter au moins 5 % du budget prévisionnel.
Seules les copropriétés suivantes peuvent se passer d’un fonds de travaux :